Rechnung als Freelancer: Honorare korrekt abrechnen

Der erste Auftrag als Selbstständiger ist aufregend. Noch aufregender ist manchmal die erste Rechnung: Welche Angaben müssen drauf? Wie schreibe ich Honorare korrekt ab? Muss ich Umsatzsteuer ausweisen? Was gilt für Kleinunternehmer? Diese Fragen stellen sich fast alle, die am Anfang ihrer freiberuflichen Laufbahn stehen. Die gute Nachricht: Die Grundprinzipien sind überschaubar.

Steuerliche Einordnung: Freiberufler oder Gewerbetreibender?

Bevor die erste Rechnung geschrieben wird, muss die steuerliche Situation geklärt sein. Freiberufler nach Paragraf 18 Einkommensteuergesetz üben einen akademischen Beruf, einen künstlerischen Beruf oder bestimmte selbstständige Tätigkeiten aus. Typische Berufsbilder sind Ingenieure, Ärzte, Journalisten, Übersetzer, Texter, Webdesigner, Berater und viele mehr.

Gewerbetreibende dagegen üben eine gewerbliche Tätigkeit aus und müssen ein Gewerbe anmelden. Für die Rechnung selbst macht das kaum einen Unterschied. Beide müssen dieselben Pflichtangaben beachten. Der Unterschied liegt in der Buchhaltungspflicht, der Gewerbesteuer und der Art der Gewinnermittlung.

Was muss auf der Freelancer-Rechnung stehen?

Die Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG gelten für alle Unternehmer, also auch für Selbstständige und Freiberufler:

• Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers
• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder USt-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Genaue Beschreibung der erbrachten Leistung
• Zeitraum oder Datum der Leistungserbringung
• Nettobetrag (Honorar vor Steuer)
• Angewendeter Steuersatz
• Steuerbetrag in Euro
• Gesamtbetrag brutto

Bei Kleinunternehmern entfallen Netto-Ausweis, Steuerbetrag und Steuersatz, dafür kommt der Hinweis auf Paragraf 19 UStG.

Kleinunternehmer: Keine Umsatzsteuer auf der Rechnung

Die Kleinunternehmerregelung ist für viele Freelancer am Anfang ihrer Selbstständigkeit interessant. Wer die Grenzen einhält, spart sich die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung und kann einfachere Rechnungen stellen.

Die Grenze seit 2025: Im Vorjahr darf der Umsatz 25.000 Euro nicht überschritten haben. Im laufenden Jahr darf er voraussichtlich 100.000 Euro nicht übersteigen.

Die Kleinunternehmer-Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die gesetzliche Grundlage auf die Rechnung, zum Beispiel:

“Gemäß Paragraf 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”

Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag. Der angegebene Betrag ist zugleich Netto und Brutto.

Der Nachteil: Der Auftraggeber kann keine Vorsteuer abziehen. Für Kunden, die Unternehmer sind und die Vorsteuer eigentlich nutzen würden, kann das ein Kritikpunkt sein. Im B2C-Geschäft oder bei Kunden ohne Vorsteuerabzugsberechtigung spielt das keine Rolle.

Regelbesteuerung: Umsatzsteuer ausweisen

Wer die Kleinunternehmergrenze überschreitet oder freiwillig auf die Regelbesteuerung optiert, weist auf jeder Rechnung Umsatzsteuer aus. Das bedeutet mehr Verwaltungsaufwand, aber auch mehr Möglichkeiten: Vorsteuer aus eigenen Einkäufen kann abgezogen werden.

Für die meisten Dienstleistungen von Freelancern gilt der Regelsteuersatz von 19 Prozent. Einige Leistungen sind steuerbefreit oder unterliegen dem ermäßigten Satz von 7 Prozent. Hier lohnt eine Rückfrage beim Steuerberater, wenn Unsicherheit besteht.

Leistungsbeschreibung: Konkret und eindeutig

Freelancer schreiben oft wenige große Rechnungen statt vieler kleiner. Umso wichtiger ist die Leistungsbeschreibung. Vage Formulierungen wie “Beratungsleistungen” oder “Programmierarbeiten” sind nicht ausreichend. Das Finanzamt und der Auftraggeber müssen aus der Beschreibung erkennen können, was tatsächlich geleistet wurde.

Bessere Formulierungen:

• “Konzeption und Texterstellung für Webseite, Projektphase 2, April 2026”
• “Softwareentwicklung Backend-Modul Benutzerverwaltung, 01.04.2026 bis 30.04.2026, 32 Stunden”
• “Beratung zur Marketingstrategie, Sitzung am 15.04.2026, 3 Stunden”

Wenn Stundensätze oder Tagessätze verrechnet werden, gehören Anzahl der Stunden oder Tage, der vereinbarte Satz und der Gesamtbetrag auf die Rechnung.

Rechnungsnummer: Eigenes System wählen

Freelancer sind frei in der Gestaltung ihrer Rechnungsnummern, solange die Nummerierung fortlaufend und eindeutig ist. Übliche Muster sind:

• RE-2026-001, RE-2026-002, …
• 2026001, 2026002, …
• KD-NAME-001 (nach Kunden sortiert)

Lücken in der Nummerierung sind zulässig, sollten aber in der Buchhaltung dokumentiert werden. Eine neue Nummerierung pro Kalenderjahr ist gängige Praxis.

Zahlungsziel und Bankverbindung

Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG sind Bankverbindung und Zahlungsziel nicht. In der Praxis stehen sie trotzdem auf fast jeder Rechnung, weil der Auftraggeber sonst gar nicht zahlen kann. Üblich sind Zahlungsziele von 14 oder 30 Tagen.

Wer Skonto anbieten möchte, notiert: “2 Prozent Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen.”

Aufbewahrung und Buchhaltung

Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden, auch als Freelancer. Digitale Ablage ist zulässig, wenn die Originaldatei unveränderbar gespeichert wird und jederzeit lesbar ist. Ausgedruckte E-Mails und dann weggelöschte digitale Originale sind nicht regelkonform.

Wer den Generator auf rechnungsvorlage-generator.de nutzt, kann erstellte Rechnungen direkt als PDF speichern. Das Format eignet sich gut für die digitale Archivierung.

Fazit

Die Freelancer-Rechnung folgt denselben Grundregeln wie jede andere Unternehmensrechnung. Der wichtigste Unterschied liegt in der Entscheidung zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung. Wer das einmal verstanden hat, kann professionelle Rechnungen ohne fremde Hilfe erstellen. Steuerberatung lohnt sich trotzdem, vor allem zu Beginn der Selbstständigkeit, wenn viele Entscheidungen langfristige Konsequenzen haben.