Rechnung ins Ausland: EU und Drittländer richtig abrechnen

Wer Waren oder Dienstleistungen ins Ausland verkauft, tritt schnell in steuerliches Neuland. Die deutschen Umsatzsteuerregeln gelten nicht für alle Rechnungen gleich. Je nachdem, ob der Empfänger in der EU oder in einem Drittland sitzt, und ob es sich um einen Unternehmer oder eine Privatperson handelt, ändern sich Anforderungen an die Rechnung erheblich. Fehler können teuer werden: falsch ausgewiesene Steuer, fehlende Nachweise oder falsche Hinweise auf der Rechnung können zur Steuerpflicht in Deutschland führen oder Exportnachweise entwerten.

Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU

Der wichtigste Fall im europäischen Binnenmarkt ist die innergemeinschaftliche Lieferung. Sie liegt vor, wenn ein Unternehmer Waren physisch von Deutschland in einen anderen EU-Mitgliedstaat liefert und der Empfänger ebenfalls Unternehmer ist.

Voraussetzungen für die Steuerfreiheit

Damit die Lieferung steuerfrei nach Paragraf 4 Nr. 1b UStG ist, müssen drei Bedingungen erfüllt sein:

Erstens muss der Empfänger in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässig sein und dort für Umsatzsteuerzwecke registriert sein. Das belegt die gültige USt-Identifikationsnummer des Empfängers. Diese Nummer sollte vor der Lieferung über die VIES-Datenbank der Europäischen Kommission geprüft werden. Ungültige Nummern gefährden die Steuerfreiheit.

Zweitens muss der Gegenstand der Lieferung tatsächlich in den anderen Mitgliedstaat gelangt sein. Der Nachweis erfolgt durch Speditionsbelege, Frachtbriefe oder eine Gelangensbestätigung des Empfängers.

Drittens muss die Steuerfreiheit in der Buchhaltung und auf der Rechnung korrekt dokumentiert sein.

Angaben auf der Rechnung

Eine Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung enthält zusätzlich:

• Die USt-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
• Die USt-Identifikationsnummer des Rechnungsempfängers
• Den Hinweis auf die Steuerfreiheit, zum Beispiel: “Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung gemäß Paragraf 4 Nr. 1b UStG”
• Keinen ausgewiesenen Steuerbetrag

Es empfiehlt sich, den Hinweis auch in der Sprache des Empfängers anzugeben. Bei englischsprachigen Kunden ist “VAT exempt supply - Article 138 EU VAT Directive” üblich.

Dienstleistungen an EU-Unternehmer

Bei Dienstleistungen (nicht Warenlieferungen) an Unternehmer im EU-Ausland greift das Reverse-Charge-Verfahren nach Paragraf 13b UStG. Die Steuerschuld geht auf den Empfänger über. Der Rechnungssteller weist keine deutsche Umsatzsteuer aus, sondern vermerkt auf der Rechnung: “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” oder auf Englisch “Reverse Charge”.

Lieferungen und Leistungen an EU-Privatpersonen

Gegenüber Privatpersonen in der EU gilt grundsätzlich die Umsatzsteuer des Ursprungslandes, also deutsche Steuer. Eine wichtige Ausnahme gibt es seit dem EU-OSS-Verfahren (One Stop Shop): Übersteigt der Gesamtumsatz mit Privatpersonen in anderen EU-Ländern 10.000 Euro pro Jahr, muss die Steuer des Empfängerlandes abgeführt werden. Dafür kann der Unternehmer das OSS-Verfahren nutzen und alle ausländischen Steuern zentral über das BZSt in Deutschland melden.

Für Rechnungen an EU-Privatpersonen muss die entsprechende Umsatzsteuer ausgewiesen werden, entweder die deutsche (19 oder 7 Prozent) oder die des Empfängerlandes.

Lieferungen in Drittländer

Lieferungen in Länder außerhalb der EU sind als Ausfuhrlieferungen nach Paragraf 4 Nr. 1a UStG steuerfrei. Typische Drittländer im Geschäftsalltag sind die Schweiz, das Vereinigte Königreich, die USA oder Länder in Asien.

Nachweispflichten

Die Steuerfreiheit einer Ausfuhrlieferung muss durch einen Ausfuhrnachweis belegt werden. Das ist in der Regel die Zollanmeldung (Ausfuhranmeldung) mit Bestätigung der Finanzbehörde, dass die Waren tatsächlich ausgeführt wurden. Ohne diesen Nachweis gilt die Lieferung als steuerpflichtig in Deutschland.

Angaben auf der Rechnung

Bei Ausfuhrlieferungen steht auf der Rechnung:

• Kein Steuerausweis
• Ein Hinweis auf die Steuerfreiheit, zum Beispiel: “Steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß Paragraf 4 Nr. 1a UStG” oder auf Englisch “VAT exempt export”

Die USt-Identifikationsnummer des Empfängers wird nicht benötigt, da Drittländer nicht am EU-Mehrwertsteuersystem teilnehmen.

Dienstleistungen an Drittland-Kunden

Dienstleistungen an Unternehmer im Drittland unterliegen in der Regel nicht der deutschen Umsatzsteuer. Der Leistungsort liegt nach Paragraf 3a Absatz 2 UStG am Sitz des Empfängers, also außerhalb Deutschlands. Der Rechnungssteller weist keine Steuer aus und vermerkt: “Nicht steuerbar gemäß Paragraf 3a Absatz 2 UStG” oder “Outside scope of German VAT”.

Checkliste: Rechnung ins Ausland

Bevor eine Auslandsrechnung versendet wird, lohnt eine Prüfung der folgenden Punkte:

• Handelt es sich beim Empfänger um einen Unternehmer oder eine Privatperson?
• Liegt die Lieferadresse in der EU oder in einem Drittland?
• Ist die USt-IdNr. des EU-Empfängers geprüft und gültig?
• Ist der korrekte Hinweis auf Steuerfreiheit oder Reverse Charge angegeben?
• Sind alle Nachweise für steuerfreie Lieferungen gesichert?

Der Generator auf rechnungsvorlage-generator.de unterstützt bei der korrekten Auswahl der Rechnungsart und zeigt je nach Empfängertyp die passenden Pflichtfelder an.

Fazit

Die Auslandsrechnung ist kein Sonderfall für Großkonzerne. Schon ein einzelner Auftrag aus dem EU-Ausland oder ein Export in die Schweiz macht eine korrekte steuerliche Einordnung notwendig. Die entscheidenden Fragen sind dabei immer: Wer ist der Empfänger, wo sitzt er, und handelt es sich um eine Lieferung oder eine Dienstleistung? Wer diese drei Punkte kennt, findet die richtige Regelung für jeden Auslandsauftrag.