Fehlerhafte Rechnung berichtigen: So geht es richtig

Fehler in Rechnungen kommen vor, falsche Steuersätze, Tippfehler im Betrag, eine vergessene Rechnungsnummer oder eine falsche Empfängeradresse. Entscheidend ist, wie man damit umgeht. Eine fehlerhafte Rechnung zu ignorieren oder stillschweigend durch eine neue zu ersetzen ist steuerlich problematisch. Die korrekte Vorgehensweise ist einfach, wenn man das Prinzip einmal verstanden hat.

Warum fehlerhafte Rechnungen nicht einfach ersetzt werden dürfen

Eine Rechnung mit einer vergebenen Rechnungsnummer darf in der Buchführung nicht gelöscht oder überschrieben werden. Buchführungspflicht bedeutet unter anderem Nachvollziehbarkeit: Jede Geschäftsvorgangskette muss lückenlos rekonstruierbar sein.

Wenn eine Rechnung storniert oder korrigiert wird, bleibt die ursprüngliche Nummer in der Buchführung erhalten. Die Storno- oder Korrekturrechnung erhält eine eigene, neue Rechnungsnummer und verweist auf die originale Nummer. Nur so ist der Sachverhalt für Betriebsprüfer und Empfänger nachvollziehbar.

Wann Stornorechnung, wann Korrekturrechnung?

Grundsätzlich gibt es zwei Wege:

Die Stornorechnung (auch Annullierungsrechnung) hebt die ursprüngliche Rechnung vollständig auf. Alle Positionen werden mit negativem Vorzeichen aufgeführt. Der Saldo aus ursprünglicher Rechnung und Stornorechnung ergibt null. Danach wird eine vollständig neue Rechnung mit korrekten Angaben ausgestellt.

Die Korrekturrechnung (Berichtigungsrechnung) verweist auf die ursprüngliche Rechnung und berichtigt nur die fehlerhaften Posten. Sie eignet sich, wenn nur wenige Felder falsch sind, zum Beispiel ein falscher Betrag in einer Position.

In der Praxis ist die Stornorechnung plus neue Rechnung oft sicherer, weil sie klarer kommuniziert, was aufgehoben wurde und was neu gilt. Gerade im B2B-Bereich vermeidet das Rückfragen beim Empfänger.

Pflichtangaben auf einer Stornorechnung

Eine Stornorechnung muss dieselben Pflichtangaben nach Paragraf 14 UStG enthalten wie jede andere Rechnung:

• eigene Rechnungsnummer (neue, eindeutige Nummer)
• Ausstellungsdatum der Stornorechnung
• Verweis auf die stornierte Rechnung, mindestens durch Angabe der ursprünglichen Rechnungsnummer
• alle Positionen mit negativen Beträgen
• ausgewiesene Umsatzsteuer (ebenfalls negativ)
• korrekter Endbetrag (ergibt in der Summe null)

Der Betreff oder die Bezeichnung sollte klar erkennbar “Stornorechnung zu Rechnung Nr. XXXX” lauten.

Was wenn der Empfänger die Rechnung bereits bezahlt hat?

Hat der Empfänger die fehlerhafte Rechnung bereits bezahlt, entstehen je nach Art des Fehlers unterschiedliche Konsequenzen:

Zu hoher Betrag: Der Empfänger hat zu viel gezahlt. Nach der Stornorechnung und der korrigierten neuen Rechnung ergibt sich ein Differenzbetrag, der zurückzuerstatten ist.

Zu niedriger Betrag: Der Aussteller hat zu wenig in Rechnung gestellt. Die Stornorechnung plus korrekte neue Rechnung schafft eine Nachforderung. Ob der Empfänger den Differenzbetrag zahlen muss, hängt von den vertraglichen Vereinbarungen ab.

Falscher Steuersatz: Dieser Fall ist steuerlich heikel. Wer zu wenig Umsatzsteuer ausgewiesen hat, schuldet dem Finanzamt trotzdem den korrekten Betrag. Wer zu viel ausgewiesen hat, schuldet den zu hoch ausgewiesenen Betrag nach Paragraf 14c UStG, bis die Korrektur beim Empfänger angekommen und von ihm anerkannt worden ist.

Rückwirkende Berichtigung und Vorsteuerabzug

Ein häufiges Missverständnis betrifft den Vorsteuerabzug des Empfängers. Wenn der Empfänger bereits Vorsteuer aus einer fehlerhaften Rechnung gezogen hat und die Rechnung später korrigiert wird, muss er den Vorsteuerabzug anpassen.

Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs (BFH) kann eine Rechnungsberichtigung unter bestimmten Voraussetzungen mit Rückwirkung wirken. Das bedeutet, dass die Vorsteuer nicht für alle vergangenen Voranmeldungszeiträume rückwirkend abzuziehen ist, sondern erst ab dem Zeitpunkt der korrekten Rechnung. Die Einzelheiten hängen vom jeweiligen Fehler ab und sind im Zweifelsfall mit einem Steuerberater zu klären.

Der Begriff “Gutschrift” im Umsatzsteuerrecht

Im alltäglichen Sprachgebrauch wird “Gutschrift” oft als Synonym für eine Stornierung oder eine negative Rechnung verwendet. Im Umsatzsteuerrecht hat “Gutschrift” aber eine spezifische Bedeutung: Es handelt sich um eine Rechnung, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird, nicht vom Leistenden.

Um Verwechslungen zu vermeiden, sollte man im Geschäftsverkehr den Begriff “Stornorechnung” oder “Korrekturrechnung” verwenden, nicht “Gutschrift”, wenn man eine fehlerhafte Rechnung aufheben möchte.

Mit dem Generator eine Korrekturrechnung erstellen

Wer regelmäßig Rechnungen über den Generator erstellt, kann dort eine vorhandene Rechnung als Basis laden, die Rechnungsnummer auf eine neue Nummer ändern und in der Betreffzeile den Verweis auf die ursprüngliche Rechnung eintragen. So entsteht in wenigen Minuten eine korrekte Storno- oder Korrekturrechnung ohne das Risiko, Pflichtfelder zu vergessen.

Fazit

Fehlerhafte Rechnungen sind kein Drama, solange man richtig damit umgeht. Der Weg über eine Stornorechnung und eine neu ausgestellte korrekte Rechnung ist klar dokumentiert und für alle Beteiligten nachvollziehbar. Wer diesen Ablauf kennt, kann auch unter Zeitdruck korrekt reagieren, ohne steuerliche Risiken einzugehen.