Umsatzsteuer-ID prüfen: So funktioniert die qualifizierte Abfrage

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist eine der zentralen Angaben auf jeder Rechnung im innergemeinschaftlichen Geschäftsverkehr. Wer sie falsch prüft oder gar nicht prüft, riskiert Steuernachzahlungen und den Verlust des Vertrauensschutzes. Dabei ist die Prüfung einfacher, als viele denken.

Warum die USt-IdNr. geprüft werden muss

Im innergemeinschaftlichen Handel zwischen EU-Ländern gilt unter bestimmten Voraussetzungen Steuerfreiheit. Eine dieser Voraussetzungen ist, dass der Käufer ein Unternehmer mit gültiger USt-IdNr. ist. Stellt sich nachträglich heraus, dass die Nummer gefälscht oder ungültig war, schuldet der Lieferant trotzdem die Umsatzsteuer.

Einziger Schutz: das Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt). Wer dort eine qualifizierte Abfrage durchführt und die Antwort aufbewahrt, genießt Vertrauensschutz, selbst wenn die Nummer zu einem späteren Zeitpunkt widerrufen wird.

Aufbau einer deutschen USt-IdNr.

Deutsche USt-IdNrn. beginnen stets mit dem Länderkürzel DE, gefolgt von neun Ziffern. Beispiel: DE123456789. In anderen EU-Ländern gelten abweichende Strukturen:

• Österreich: ATU12345678 (ATU + 8 Ziffern)
• Frankreich: FR12345678901 (FR + 2 alphanumerische Zeichen + 9 Ziffern)
• Niederlande: NL123456789B01 (NL + 9 Ziffern + B + 2 Ziffern)

Schon ein falsches Zeichen macht eine Nummer ungültig. Es lohnt sich, die angegebene Nummer vor der Prüfung auf offensichtliche Tippfehler zu kontrollieren.

Einfache Abfrage: Ist die Nummer gültig?

Die einfachste Form der Prüfung erfolgt über das Online-Formular des BZSt unter ustid.bzst.de. Man gibt dort die zu prüfende USt-IdNr. ein und erhält innerhalb von Sekunden eine Antwort:

• gültig: Die Nummer ist aktiv registriert.
• ungültig: Die Nummer existiert nicht oder wurde gesperrt.

Diese einfache Abfrage liefert kein Bestätigungsschreiben und schützt nicht vollständig. Sie eignet sich als erste Orientierung, reicht aber bei steuerfreien Lieferungen nicht aus.

Qualifizierte Abfrage: Name und Anschrift bestätigen lassen

Die qualifizierte Abfrage geht einen Schritt weiter. Neben der zu prüfenden Nummer gibt man auch Namen und Anschrift des Inhabers ein, so wie man sie vom Geschäftspartner erhalten hat. Das BZSt gleicht diese Angaben mit seinen gespeicherten Daten ab und liefert eine von drei Rückmeldungen:

• Bestätigung: Name und Anschrift stimmen exakt überein.
• Nicht bestätigt: Es gibt Abweichungen, zum Beispiel in der Schreibweise.
• Fehler: Die Nummer konnte nicht abgefragt werden.

Das Ergebnis der qualifizierten Abfrage sollte schriftlich dokumentiert und zur Buchführung aufbewahrt werden. Das BZSt stellt auf Wunsch eine schriftliche Bestätigung aus.

Qualifizierte Abfrage über VIES

Das europäische VIES-System (VAT Information Exchange System) ermöglicht die Prüfung von USt-IdNrn. aus allen EU-Ländern. Es ist unter ec.europa.eu/taxation_customs/vies erreichbar. Die qualifizierte Abfrage mit Namens- und Adressabgleich ist hier nicht in jedem Land verfügbar, da die Datenverfügbarkeit von den nationalen Finanzbehörden abhängt.

Für die Prüfung deutscher Nummern ist die BZSt-Abfrage zuverlässiger und bietet den vollständigen Vertrauensschutz.

Was tun bei Abweichungen?

Wenn die qualifizierte Abfrage eine Abweichung meldet, bedeutet das nicht zwingend, dass der Geschäftspartner betrügerisch handelt. Häufige Ursachen sind:

• Schreibweisen bei Firmennamen (GmbH vs. Gesellschaft mit beschränkter Haftung)
• veraltete Adressen nach einem Umzug
• unterschiedliche Abkürzungskonventionen

In diesen Fällen sollte man den Geschäftspartner um Klärung bitten und die korrekten Daten erneut abfragen. Erst wenn die qualifizierte Abfrage eine vollständige Übereinstimmung liefert, ist der Vertrauensschutz gesichert.

USt-IdNr. auf der eigenen Rechnung

Die eigene USt-IdNr. muss auf Rechnungen angegeben werden, wenn der Umsatz innergemeinschaftlich oder steuerbefreit ist und der Leistungsempfänger Unternehmer ist. Im reinen Inlandsgeschäft reicht alternativ die Steuernummer. Beide Angaben auf einer Rechnung sind zulässig, aber nur eine davon ist zwingend.

Wer seine eigene USt-IdNr. noch nicht kennt oder nicht weiß, ob sie aktiv ist, kann sie beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen oder prüfen lassen. Die Beantragung erfolgt beim zuständigen Finanzamt zusammen mit der steuerlichen Erfassung.

Fazit

Die Prüfung der USt-IdNr. ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern schützt Unternehmer davor, Umsatzsteuer nachzahlen zu müssen, wenn ein Geschäftspartner falsche Angaben gemacht hat. Die qualifizierte Abfrage beim BZSt dauert wenige Minuten und kostet nichts. Ihr Ergebnis sollte zu jeder steuerfreien Lieferung in der Buchführung abgelegt werden.